Бизнес-ассистент: чем он отличается от помощника и зачем нужен собственнику

Кратко: бизнес-ассистент ведёт проекты и поручения собственника до результата: контролирует сроки, собирает отчёты, координирует сотрудников и подрядчиков. Помощник руководителя организует время и рутину, а бизнес-ассистент двигает дела. Он нужен, когда у собственника много проектов одновременно и они буксуют не из-за отсутствия идей, а из-за отсутствия контроля.

Помощник и бизнес-ассистент: в чём разница

Названия должностей в разных компаниях используют по-разному, поэтому договоримся о терминах.

	Помощник руководителя	Бизнес-ассистент
Главная задача	Освободить время собственника	Довести проекты до результата
С чем работает	Календарь, звонки, документы	Задачи, сроки, отчёты, люди
Самостоятельность	Действует по поручениям	Сам планирует шаги проекта
Взаимодействие	В основном с собственником	С сотрудниками, подрядчиками, партнёрами

На практике в небольшой компании один человек часто совмещает обе роли. Но если вы нанимаете, важно понимать, какая из них главная, потому что требования к кандидатам разные.

Что делает бизнес-ассистент

• Ведёт список проектов собственника и следит, чтобы каждый двигался.
• Разбивает поручения на шаги и контролирует сроки исполнителей.
• Готовит еженедельные отчёты: выручка, продажи, задачи, проблемы.
• Организует встречи с сотрудниками и фиксирует договорённости.
• Собирает информацию для решений: сравнение подрядчиков, расчёты, данные по рынку.
• Напоминает собственнику о его собственных обещаниях и сроках.

Последний пункт часто недооценивают. Собственник сам бывает главным «узким местом», и ассистент, который мягко держит его в рамках, очень ценен.

Признаки, что вам нужен бизнес-ассистент

• Проектов больше, чем вы успеваете контролировать.
• Сотрудники выполняют задачи, только когда вы напоминаете.
• Вы узнаёте о срыве сроков в последний момент.
• Отчёты собираете сами или не собираете вообще.
• Идеи с планёрок теряются через неделю.

Каким должен быть кандидат

Бизнес-ассистенту нужно сочетание организованности и смелости. Он должен уметь требовать сроки от людей, которые формально ему не подчиняются.

Полезные качества:

• системность: ведёт списки, таблицы, задачи в трекере;
• умение говорить с людьми твёрдо и вежливо;
• базовая работа с цифрами: таблицы, простые расчёты;
• способность разобраться в новой теме без подробных инструкций.

По модели Белбина хорошо подходят координатор и реализатор, а если у вас много мелких деталей — завершатель. По модели Герчикова часто подходят профессиональный и хозяйский типы: людям важно, что они «ведут» участок.

Как проверить на отборе

Дайте тестовое задание, похожее на реальную работу. Например: «Вот три поручения с планёрки, вот исполнители и сроки. Составьте план контроля и напишите сообщения исполнителям». Смотрите, как кандидат формулирует задачи и проверочные точки.

На собеседовании спросите: «Расскажите о проекте, который вы довели до конца, хотя от вас это формально не требовалось». Хороший кандидат вспомнит конкретный пример.

Как начать работать с ассистентом

1. Составьте список всех текущих проектов и поручений.
2. Отдайте ассистенту три-пять из них на первый месяц.
3. Договоритесь о формате отчёта: раз в неделю, одна страница.
4. Дайте полномочия: от вашего имени напоминать сотрудникам о сроках.
5. Через месяц добавьте следующие проекты.

Без полномочий ассистент превращается в секретаря, которому никто не отвечает. Скажите команде, что ассистент работает от вашего имени.

Обучить своего или нанять

Если в компании есть организованный сотрудник, который хочет расти, его можно вырастить в бизнес-ассистента. LAB PRO готовит курс «Бизнес-ассистент», подробности будут на странице Обучение. Если такого человека нет, проще найти готового: опыт координатора проектов, менеджера проектов или ассистента руководителя хорошо подходит.

Частые вопросы

Читайте также