Помощник руководителя: какие задачи передать и где взять сильного

Кратко: помощник руководителя забирает у собственника рутину: календарь, звонки, документы, поручения, напоминания. Начинайте с задач, которые повторяются каждую неделю и не требуют ваших решений. Сильного помощника отличает не опыт, а внимательность, умение держать много дел и привычка докладывать о сроках заранее.

Зачем собственнику помощник

У предпринимателя в малом бизнесе часть дня уходит на задачи, которые может сделать другой человек: согласовать встречу, найти документ, напомнить подрядчику, собрать данные для отчёта. По отдельности это мелочи, вместе — часы каждый день.

Помощник нужен, чтобы эти часы вернулись собственнику и пошли на продажи, стратегию или отдых. Если вы ловите себя на мысли «мне некогда думать о развитии», это один из признаков.

Что можно передать в первую очередь

Возьмите лист и в течение недели записывайте всё, что делаете. Потом отметьте задачи, которые:

• повторяются регулярно;
• не требуют вашей подписи или решения;
• описываются за пять минут.

Обычно в этот список попадает:

1. Календарь. Назначение и перенос встреч, напоминания, подготовка материалов к встречам.
2. Звонки и почта. Первичный разбор входящих, ответы на типовые вопросы, фильтр того, что действительно требует вашего внимания.
3. Документы. Подготовка договоров по шаблону, отслеживание подписания, архив.
4. Поручения сотрудникам. Фиксация задач после планёрок и контроль сроков.
5. Личные задачи. Билеты, бронирования, оплата счетов по согласованному списку.

Начните с двух-трёх пунктов. Передавать всё сразу — верный способ разочароваться в помощнике за первую неделю.

Помощник или бизнес-ассистент

Эти должности часто путают. Помощник работает в основном с вашим временем и поручениями. Бизнес-ассистент ведёт проекты: контролирует сроки, готовит отчёты, координирует сотрудников. Если вам нужен человек, который будет «двигать» проекты, а не только организовывать день, читайте статью про бизнес-ассистента.

Какой человек подойдёт

Сильного помощника выдают не строчки в резюме, а привычки:

• записывает поручения и возвращается с результатом без напоминаний;
• предупреждает о проблеме до срока, а не после;
• аккуратен с деталями: имена, даты, суммы;
• спокойно переключается между задачами;
• держит конфиденциальность.

По модели Белбина хорошо подходят роли завершателя и реализатора: люди, которые любят порядок и доводят дела до конца. Генератору идей на этой должности обычно скучно.

Где искать и как проверить

Кандидатов на эту должность обычно много, сложность в отборе. Простые проверки:

• Письмо после отклика. Попросите ответить на три вопроса и прислать ответ к определённому времени. Смотрите на грамотность и пунктуальность.
• Тестовое задание. Дайте реальную задачу: «Организуйте встречу трёх человек на следующей неделе, учитывая эти ограничения». Важно, задаёт ли кандидат уточняющие вопросы.
• Вопросы о прошлом опыте. «Расскажите, как вы однажды ошиблись в задаче и что сделали» лучше, чем «Вы ответственный?».

Опыт работы помощником не обязателен. Часто хорошо справляются бывшие администраторы, координаторы, офис-менеджеры.

Как помощнику быстро войти в работу

Первые две недели определяют, сработаетесь ли вы. Подготовьте:

• список задач, которые передаёте сразу, и тех, что позже;
• доступы к календарю, почте, папкам с документами;
• правила: что решает сам, что согласует с вами, как быстро отвечает;
• короткую встречу каждый день в первую неделю, затем раз в неделю.

Хорошая практика — вести общий список поручений, который видят оба.

Обучить или нанять

Если у вас уже есть толковый администратор или офис-менеджер, его можно вырастить в помощника. LAB PRO готовит курс «Помощник руководителя». Он подходит и тем, кто идёт на эту должность сам, и собственникам, которые обучают своих сотрудников.

Частые вопросы

Читайте также